【報連相】同じ絵を見る

大分県に来てからは、特に企業研修で報連相研修を担当させていただくことが増えました。ストアカの個人セミナーでも【報連相個別オンラインセミナー】を作成しております。企業研修でも個人セミナーでも報連相に関してお伝えしている内容は同じです(個人向けオンラインセミナーでは、受講生の悩みにカスタマイズして研修をしています)。報連相研修は、報連相を「する側(若手社員)」と「受ける側(管理職)」に分けて研修をすることが多いのですが、どちらの研修でもお伝えしていることがいくつかあります。今日はそのうちの一つ【同じ絵を見る】をお伝えします。

例えば、こんなことありませんか?

上司から部下に対して何か指示をする、部下は「分かりました」と言って仕事に取りかかる。その後、部下からその仕事の結果報告があると上司が最初に指示をしたときの意図とは違うものができている

あるあるですよね。その後はこんな会話が続くでしょう

上司「何でこうなっているの?最初の話と違うよね?」
部下「すみません(でも最初からこういうことだと理解していたし)」
上司「何で分からなかったら聞いてくれないの?」
部下「すみません(でも別に分からなかったわけではなくてこういう指示だと思っていたし)」

上司としては指示を伝えたのに、内容が正しく理解されていないことに怒っていますが、部下としては最初から自分はこの通りの理解をしていたから、それをなぜ怒られるのかが分からないという感じでしょう。この原因はどこにあるんでしょうか?

報連相は同じ絵を見る

上記の例でいうと、失敗している点は、上司と部下が同じ絵を見ていないことです。上司は「赤くて丸くて美味しいもの」とリンゴの話をしていますが、部下は「赤くて丸くて美味しいもの」とトマトを思い浮かべています。

リンゴとトマト

これでは、上司の指示と部下の理解が一致していません。このままお互いが「赤くて丸くて美味しいもの」という理解だけで終わってしまえば、そのあとに出てくる結果はまったく違うものになっているのは当たり前のことです。

同じ絵が見えるまで何度でも確認する

仕事の指示を出す側の人は、相手が自分の伝えていることが理解できているか、同じ絵を共有できているかを確認するために何度も質問をしていくことが大切です。また仕事の指示をもらう人も、相手の伝えたいことをどのような絵で受け取っているかを何度も確認をしましょう。「今、受け取っている絵はこんな絵ですけどあっていますか?」と聞けば良いだけです。報連相を含めたコミュニケーションはすべて「相互責任」です。どちらか一方だけが良い、悪いというものではありません。お互いが確認をし合っていくものです。

ご自分のコミュニケーションを見直してみるきっかけに

部下に指示を出すけれど、いつも自分の指示とは違う結果が来るとお悩みの方、上司から指示が出るけれど、いまいち何を指示されているのか分からないとお悩みの方、それぞれほんの少しだけ「同じ絵を見る」ことができているかな~とコミュニケーションを見直していただけるとうれしいなと思います。きっとそこに改善の大きなヒントがあるはずです。

報連相にお悩みの企業さま、個人の方、お気軽にご相談ください。

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