【新入社員】電話の苦手意識を取るためにできること

現在、大分県の企業さまに伺い、新入社員研修や管理職研修を担当していますが、個人の方向けのレッスンも行っています。

個人向けレッスンでは、ストアカさんを使って講座を開催させていただいていますが、以下の個人レッスンが人気です。

https://www.street-academy.com/myclass/81218?conversion_name=direct_message&tracking_code=1395639bf60418940b8b1ee6dade0795

先日は、若手社員の方からこの個人セミナーにお申し込みいただき、開催をいたしました。当初は、就活生や新入社員向けのセミナーとして考えていましたが、最近お申し込みをいただく方は、実は転職組が多いのも印象的です。

「前職では電話を取ることはほとんどなかったが、転職をしてから電話対応をする必要があるから電話への苦手意識を克服したい」とおっしゃる方が多いです。75分￥2500という時間と金額も好評をいただいております。

セミナーでは、「電話の基本知識」と「場面ごとのロールプレイング」を行います。特にこのロールプレイングでは、個人セミナーだからこそできる、実際の企業名、先輩や上司名を使って練習していくので、練習の成果が出やすくなります。ロープレの時間はみなさん一気に「真剣度」がUPします。

今日は、会社で電話を取ることに苦手意識をお持ちの皆様に、セミナーの一部をご紹介します。

コンテンツ

電話を取る恐怖の克服その１

まず、電話を取る恐怖を取り除くためには「電話」について知る必要があります。若手社員の多くは「固定電話」に馴染みのない人も多く、「入社をして始めて固定電話を見ました」という人もいます。携帯電話が当たり前の世代で育っているので不思議ではありませんね。

ということで、まずは、【固定電話の機能を知る】ことは外せません。
外線ボタン、保留ボタン、内線番号の入れ方、回線数などをしっかり把握していきます。電話を取ったものの、どのボタンを押せばいいのか、保留にしたつもりが、切ってしまったり、内線番号で担当者につないだつもりが、保留のままだったり、固定電話の性能、ボタンの位置を把握していくことで、そんな事故を防いでいきます。

電話を取る恐怖の克服その２

次に重要なことは、【誰に電話をつなぐのか】ということです。特に社内の人数が多い場合は、内線番号を書いた座席表を手元に準備をします。電話をつなぐ人の名前と座席をしっかりと覚えておくと焦る必要がありません。また座席が見える範囲であれば、電話を受けた時点で目視で確認することもできます。新入社員や転職組のみなさんには「なるべく早く社員さんの顔、名前、座席を覚えるように」と伝えていますが、早く覚えることで電話をつなぐことに抵抗がなくなっていきます。

電話を取る恐怖の克服その３

電話は利き手と反対側の手で取り、利き手ですぐにメモを取れるようにします。メモ帳と筆記用具を電話の近くに準備しておくことも必要ですが、メモ帳は利き手側に置くようにしましょう。

セミナーでロープレをやってみると「電話を受けながらメモを取ることのむつかしさが良く分かった」と気づく方が多いですが、本当にその通りで、電話に慣れるまでは、電話を受けることで精一杯でメモを取ることが追いつかないことも良くあると思います。しかし、これは、電話を多く取り慣れてくるとできるようになることなので、心配入りません。

いかがでしょうか？個別セミナーでは、上記の基礎知識に合わせて、それぞれ場面ごとの電話練習を行っています。セミナーを受けてくださった方の感想は以下の通りです。