【人材育成】スタッフから意見が出てこない時にできる３つのステップ

現在、フリーの研修講師として管理職研修や新入社員研修などの企業研修、また個人の方向けのセミナーを担当しておりますが、今日は「チームビルディング研修」や「報連相研修」また「人材育成研修」などの時に特に多くいただく質問を考えてみたいと思います。質問は以下の通りです。

話を聞こうと思っても何も意見が出てこないスタッフがいます。
「はい」や「いいえ」すら出てこないことがありますが、どうすればいいですか？

もしかしたら、みなさまのチームにも、自分の意見を伝えることを苦手にしているスタッフさんがいらっしゃるかもしれません。面談をしようと思って向かいあってみても、一言も言葉が出てこない、「どう思う？」と聞いても「はぁ」というだけ。「どっちがいい？」と聞いても「う～ん」と首をひねるだけで答えは出てこない。無言のまま時間だけが過ぎていく。上司としては何か引き出さないといけないと思うけれど、何を聞いても、何を言っても、相手はうまく言葉に出来ない。そんな経験がおありかもしれないですね。そのようなスタッフ育成はどうすればいいのかを考えてみたいと思います。

ステップ１：何が苦手なのかを判別する

自分の意見を伝えることを苦手としているスタッフさんの場合、何を苦手にしているのかを見つけていきます。「自分の意見がない（考えられない）」から発言が苦手なのか、意見は持っているけれど「人に伝える（緊張している）」ことが苦手なのか、などスタッフさんが苦手意識を持っているところを紐解いていきます。

ステップ２：自分の意見がない場合

自分の意見を持っておらず相手に伝えらない場合は、どこまで意見を持っているかを探します。例えば、何となく言いたいことのイメージはあるのだけれど、言語化できていないだけなのか、本当に何も考えられていないのか、などです。イメージがある場合は、イメージを少しずつ聞いていきながら、時々、言語化を助けてあげます。「それはこういうこと？」「こんな表現はイメージに合うかな？」などと確認をしていきましょう。この時に、こちらの言葉で決めつけてしまわないことが大切です。

まったく意見そのものがない、何も考えられない場合は、普段から「考える癖」がない場合もありますので、これには訓練が必要です。新聞や雑誌、もしくは動画などを共有してそれについて感想を考えてもらう、というような小さなステップからはじめて、少しずつ自分の意見を持つ訓練をしてもらいます。この時に、どんな意見が出て来ても「意見が出せてすごいね！」としっかり承認をしていくことも大切です。意見を出すことへのハードルを下げていきます。それでも意見が出にくい場合は、例えば、最初から意見を求めるのではなく、読んだ記事をまとめてもらう、など言語化しやすいものから自分の言葉を使っていく訓練をしていくとよいでしょう。

ステップ３：意見はあるけど相手に伝えられない

しっかり意見を持っているけれど、言葉にして相手に伝えるとなると緊張するという場合は、まずは書いてもらいます。そして書いたものを読んでもらって「口に出す」練習をすると良いでしょう。もちろん口に出して意見をしてもらったあとにはしっかりと承認することを忘れずに。

また相手に伝えられない「要因」を知ることで対策がとりやすくなります。意見を言ったことで激しく否定された過去がある、自分が間違っていると言われるのが怖い、などいろんな理由が考えられますが、上司はそのことを踏まえて、どんな意見が出て来ても「良い意見を出してくれてありがとう！」「間違っていると思う意見でも大歓迎です」などと伝えていきながら、意見を出すことへの恐怖を取り除いていくと良いでしょう。

最後に大切なこと

相手に意見を伝えることが苦手なスタッフさんと向き合うことは、非常に忍耐が必要です。忙しい上司は、相手が何も言えずに黙っているとついイライラしてきますし、あれもこれもやるべきことがあるのに「あぁ～もう早くして！！」と言いたくなります。しかし、そんな雰囲気を持っている相手の前に座っているスタッフさんの気持ちはどうでしょうか？「あぁ目の前で上司がイライラしている」「自分が意見を言わなければいけないけど、何を言えばいいか分からない」と気持ちが焦ったり、その時間を居心地悪く苦痛に思っているはずです。だからこそ、上司はしっかりと気持ちに余裕を持って向き合っていきたいものです。時間に制限がある時には「今日は○時まで時間を取っているから一緒に考えていこう」というように声をかけていくだけでも相手の安心感が変わってきます。もちろん面談をするときに、ボールペンをカチカチ鳴らしたり、時計ばかり気にしたり、ため息をついてしまったり、そんなことがないように自分の雰囲気や態度も改めて見直していただきたいと思います。

いかがでしょうか？ぜひ現場でスタッフさんの意見が出にくい場合のヒントにしていただけるとうれしいです。人材育成や職場づくりなどに関する研修は対面でもオンラインでも行っております。お気軽にご相談ください。【お問い合わせ】