新入社員が知りたい報連相のタイミング

大分県を中心に企業の管理職研修や新入社員研修を担当させていただいております。管理職研修でも新入社員研修でも、ご要望を多くいただくテーマは「報連相」。経営者のみなさまは、職場内の「報告・連絡・相談」をもっとスムーズにしたいという想いを持っておられます。実際に研修を担当させていただくと分かるのですが、報連相をスムーズにしたいと思っているのは、報連相をする側も受ける側も同じです。

特に、新入社員や若手社員を対象にした研修では、本当に多くの社員の方が報連相に悩んでおられることが分かります。「報連相のどんなことが難しいと感じますか？」というワークをすると
・どこまで報告すればいいのか分からない
・いつも上司や先輩が忙しそうで、報連相のタイミングが分からない
・報告をしたくても上司がいない
・うまく報告がまとまらなくて結局報告が遅くなる
などの意見が多く出ます（どの研修でもほとんどこの４つです）。

今日はこの「報連相のタイミングが分からない」という点について考えてみます。

「報連相　タイミング」というキーワードで検索をすると「報連相はいつすべきか」というようなテーマで書かれた記事がたくさん出てきます。例えば「報連相は頼まれていた作業が終わったらすぐにしましょう」や「仕事の途中経過を知らせる中間報告をしましょう」というような内容が書かれています。確かにその通りです。報連相はこのような記事に書かれているタイミングで行うことが大変望ましいといえます。

ただ、新入社員たちが知りたい「タイミング」というのは、きっとそこではないのです。新入社員のみなさんは、いつも頻繁に「報連相したい！」とソワソワしています。右も左も判断が付かない毎日で、あれもこれも聞きたいのです。でも、聞きたい相手、上司や先輩が席に座っていない、もしくは座っているけど、PCに向かって難しそうな顔をしているし、電話がずっとなっているし、いつ話しかけたらいいかわからない！そんな「話しかけるタイミング」を知りたいと思っているのです。

そこで、講師から新入社員のみなさんへアドバイス。上司や先輩への報連相のタイミングは以下を狙ってみてください。

①毎日、決まった時間を狙う
朝礼後・終礼後など決まった時間に報連相をさせてください、とお願いをして5分程度の報連相を行う

②上司や先輩から指示されたタイミングを狙う
上司や先輩から仕事の指示があったということは、上司や先輩は自分のほうを向いています。そのタイミングで話をしたいと思っていたことをすぐに報告します。指示が終わった後に「別件ですが、○○の件でご報告があります。今、よろしいですか？」と一言付け加えるだけです。

③上司や先輩がトイレに席を立ったタイミングを狙う
席を離れて動きがあったタイミングは話しかけやすくなります。トイレかなというタイミングで「○○の件でご報告がございます。お戻りになったら少しお時間いただけますか？」と聞いてみましょう。離席のタイミングで長々と話しかけないことが大切です。

④出先から帰ってきたタイミングを狙う
営業先から戻ってきたタイミングでは「おかえりなさい」と声をかけるはずです。その時に「おかえりなさいませ。○○の件でお話しがあります。○○さんのご都合の良いときに、教えていただけますか」と声をかけて、都合が良くなることを待ちます。

報連相を行うときは、上司や先輩が「動いた」タイミングで声をかけてみると割とスムーズに話ができると思います。大切なことは皆さん側から「報連相したい！」という意思表示をしておくこと。あとは、上司や先輩がそのタイミングを判断してくれるはずです。「OK、今いいよ」「ごめん。ちょっと待ってね」「急ぎだったら今聞くけど、あとでもいいなら終礼後に」など、あとは上司の判断に任せてしまいましょう。

報連相は難しく考える必要はありません。社内のコミュニケーションです。普段から報連相がスムーズにいくための関係づくりをしておくことも重要です。新入社員に出来ることは「挨拶」をしっかりすること。スムーズな報連相のためにもまずは「挨拶」に力を入れてみてください。