タイムマネジメントのコツ

商工会議所さんでの集合型研修や企業の新入社員研修、管理職研修などでタイムマネジメントの研修を担当してきました。

先日は、タイムマネジメントの研修を受けていただいた受講生の方から「あの研修の後から時間内で仕事を終わらせることが意識できるようになって、時間に余裕が出てきたから今までなかなか顔を出せていなかった現場に出れるようになりました」というご意見を頂きました。とてもうれしく思います。

時間内に仕事を終わらせるコツを考えてみたいと思います。

①手元にある仕事を細分化して小さなタスクに分ける
②細分化したタスクを片付けるための時間を計算する
③スケジュールにタスクを入れてタイムブロックをする
④始まりの時間と終わりの時間にタイマーをかける

この時のポイントは、
①小さなタスクに分けるときには「行動」として書き出すことです。「何をすべきか」を読めば分かるようにしておく、しかも誰が読んでも同じ行動がとれるようにしておきましょう。

②時間配分をするときには少し余裕を持たせておく、もしくは、事前に同様のタスクを片付けるのにどのくらいの時間が必要なのかを計っておき、同等の時間を取るようにしましょう。多くの人はここで時間を「見誤って」います。実際にタイマーをかけて仕事をしてみると良く分かりますが、認識している時間の感覚と実際にかかっている時間には大きな差が出ます。

③入れた予定は動かさない！とてもシンプルですが、とても重要なことです。

④始まりの時間を知らせるタイマーが鳴ったら、迷わず、決めていたタスクを片付けます。この時に、①で書いた「行動」があいまいであったり、何をすべきかがハッキリしていないと結局は、ズルズルと前の仕事をやってしまったり、キリのないメールの返信に追われたりすることになります。

何をすべきかを「行動」レベルで明確にし、時間が来たら、迷わずタスクに取りかかる！

書くのは簡単ですが、なかなかむつかしいですよね。でもこれが一番の方法です。ぜひ一度チャレンジしてみてください。